Supply management

De druk om in de rol van supply manager bij te dragen aan een betere wereld neemt toe, maar het bedrijf waarvoor je inkoopt moet tegelijkertijd wel concurrerend blijven. Inkopers belanden zo in een spagaat.

Het Inkoopseminar 2018 van de Hanzehogeschool in Groningen had als motto: een beetje fatsoen. Is dat voldoende?

Integriteit staat steeds hoger op de business-agenda. Niet voor niets ontwikkelde inkoopvakvereniging NEVI een gedragscode voor inkoopprofessionals, rond de thema’s zakelijk fatsoen, vrije mededinging, deskundigheid en duurzaamheid.

Supply Chains
De druk op inkopers om bij te dragen aan een betere wereld neemt toe. Zij staan aan het begin van supply chains, en kunnen daardoor in belangrijke mate bepalen of er duurzaam en eerlijk wordt geproduceerd.

Tegelijkertijd belanden inkopers in een spagaat. Zij willen best inkopen met hun hart, maar tegelijkertijd moeten zij er wél voor zorgen dat ‘hun’ bedrijf concurrerend blijft. Het inkoopseminar 2018 van de Hanzehogeschool bracht dit dilemma helder voor het voetlicht.

Margreet Boersma: ‘Bedrijven krijgen steeds meer verantwoordelijkheid om het goede te doen.’

Heilige verbinding
Margreet Boersma, één van de twee plenaire sprekers over het thema “een beetje fatsoen”, promoveerde in 1999 op vertrouwen in internationale joint ventures. Als lector duurzaam financieel management aan de Hanzehogeschool vergrootte zij direct de druk richting de honderden inkopers in de zaal.

Boersma legt de integriteitslat hoog, héél hoog. ‘Het Chinese woord voor zaken doen bestaat uit twee karakters, één voor geboorte en overleven, en één voor betekenisgeving. Je wilt dus een win-win situatie. In Japan hoorde ik dit nog mooier formuleren: een joint-venture als heilige verbinding. Zeg nu eens eerlijk, streeft u naar zo’n heilige verbinding met uw toeleveranciers?’

Het is niet eenvoudig om te omschrijven wat integer handelen is. Een onfatsoenlijk voorbeeld geven is makkelijker. Boersma toont een stukje uit de Tegenlicht-documentaire China Blue (2007). Hierin deelt een inkoper zonder blikken of blozen aan een kledingfabrikant mee, dat zijn vraagprijs van €4,20 voor een spijkerpak écht nog een beetje moet zakken.

De meeste inkopers zullen het er over eens zijn dat dit ongewenst is. Maar, hoe hoor je je dan wél te gedragen?

Plicht
‘Je kunt drie perspectieven kiezen’, stelt Boersma. ‘Stel je het nut voorop, dan zou je het gedrag in het filmpje nog enigszins goed kunnen praten. Miljoenen mensen die goedkope spijkerpakken willen, laat je dan zwaarder wegen dan het welzijn van een kleinere groep fabrieksarbeiders. Je voelt echter dat er iets wringt. De filosoof Immanuel Kant stelde daarom al, dat je ook de plicht hebt om mensen als méér dan een middel te zien. Dat is het tweede perspectief. Het derde is intrinsieke motivatie, oftewel realistisch idealisme.’

Boersma haalt de Franse econoom Thomas Piketty aan, die waarschuwt dat kapitaal steeds meer in private (bedrijfsmatige) handen komt. ‘Geld is macht. Bedrijven krijgen daarom steeds meer verantwoordelijkheid om het goede te doen.’

Dan richt Boersma zich expliciet tot de inkopers in de zaal. ‘Jullie gaan over enorme inkoopbudgetten, dus je kunt elke dag beslissen of je wilt bijdragen aan een betere wereld. Bedenk wel, mensen vragen zich op hun sterfbed bovenal af of ze liefde hebben gegeven en ontvangen, of ze zichzelf hebben kunnen zijn, en of ze de wereld een beetje beter hebben achtergelaten.’

Roerganger
Boersma’s betoog is ongetwijfeld chargerend bedoeld. Klopt het wel, dat inkopers de keuze hebben die zij beschrijft? Hun primaire taak was toch altijd om hun bedrijf concurrerend te houden?

Integer ondernemen is niet eenvoudig. Klanten willen bijvoorbeeld lang niet altijd méér betalen voor duurzame en eerlijke producten. Ik moest daarbij ook denken aan Tony’s Chocolonely. Zij startten vanuit 100% idealistische motieven, maar nu zij een echt bedrijf zijn blijkt het moeilijk om alle beloften waar te maken.

Is het niet reëler om een inkoper te zien als een roerganger op een groot schip, die slechts zijn best kan doen om zijn of haar organisatie – zodra zich daartoe de mogelijkheid aandient – een heel klein beetje in een duurzamere en socialere richting te sturen?

Karin van IJsselmuide, de tweede spreker, is het daarmee roerend eens. Zij is kennismanager en trainer bij NEVI, en daarnaast voorzitter van de Nederlandse NEN-norm commissie ISO 20400 Sustainable Procurement. Die richtlijn is inmiddels gereed. Bedrijven en (overheids)organisaties die willen meedoen aan een pilot-scan kunnen zich aanmelden bij Anne Staal, senior lecturer purchasing aan de Hanzehogeschool.   

Karin van IJsselmuide: ‘Als inkoper beweeg je mee met je bedrijfsomgeving, maar je geeft ook tegendruk. Dat is de spagaat waarin inkopers zich bevinden.’

Grijstinten
‘Een beetje zwanger kun je niet zijn, maar bij integriteit is er wel sprake van grijstinten’, stelt van IJsselmuide. ‘Dat kan niet anders want als inkoper opereer je niet alleen, maar zit je ingebed in jouw organisatie en de daarin gangbare werkwijzen.’

Van IJsselmuide laat ons tweetallen vormen met de handen tegen elkaar, waarbij één persoon druk uitoefent. ‘Wat doe je dan: je beweegt mee, maar je geeft ook tegendruk. Dit is precies de spagaat waarin inkopers zich bevinden.’

De hamvraag is dus: hoeveel tegendruk geef je, hoe hard doe je je best om je bedrijf in een betere richting te sturen?

Van IJsselmuide geeft een paar voorbeelden van dilemma’s waar je voor kunt komen te staan. ‘Stel, je kent één van de accountmanagers bij een aanbesteding persoonlijk. Het is dan misschien de gemakkelijkste weg om je meteen terug te trekken uit het inkooptraject. Je kunt de betreffende leverancier ook extra streng gaan beoordelen, maar hoe objectief ben je dan nog. Een ander voorbeeld: als je ziet dat een gewaardeerde toeleverancier voor meer dan 50% afhankelijk is geworden van jouw opdrachten, ga je dan met die partij in gesprek? Of vind je dit hun eigen zaak?’

Elevator pitches
Het inkoopseminar vormt traditioneel de afsluiting van de minor inkoopmanagement van de Hanzehogeschool. Net zoals vorig jaar presenteerden studentenkoppels de resultaten van hun praktijkopdrachten in de vorm van elevator pitches.

Onder de betrokken organisaties waren diverse overheidsinstellingen zoals gemeentes. Het viel me daarbij op, hoe vaak zij de tegenstrijdige doelstelling hebben om het aantal leveranciers terug te dringen, en tegelijkertijd het lokale MKB te stimuleren!

Een relatief groot aantal van de praktijkopdrachten betrof, net zoals vorig jaar, spend-analyses. Een noodzakelijke vaardigheid, maar niet voldoende. Het gaat er immers om hoeveel waarde je als inkoper toevoegt aan de business.

NEVI Purchase Promise Award
De inkoopkalender die Wytske Haijtema en Marlein Schuil voor Wehkamp ontwikkelden, is een stap in de goede richting: breder denken. Zij wonnen dit jaar de NEVI Purchase Promise Award.

Hun inkoopkalender kent aan de herbeoordeling van inkoopcontracten een prioriteitsvolgorde toe. Die wordt bepaald door de verhouding tussen (1) de moeilijkheidsgraad, denk aan opzegtermijnen en de benodigde capaciteit aan medewerkers vanuit inkoop en de business, en (2) het besparingspotentieel.

Bij dat laatste kwam er vanuit de zaal de vraag of dit laatste niet ‘waardetoevoeging’ moet zijn. Terecht, hoewel dit aspect hier wat minder zwaar weegt. Haijtema en Schuil concentreerden zich namelijk op non product related inkoop, facilitaire zaken en dergelijke dus. Ze maakten de eerste versie van hun inkoopkalender in Excel, maar inmiddels wordt er een softwaretool voor gebouwd.

Open House
Er kwamen nog meer innovatieve cases voorbij. Nathan van der Heide en Bart Atema onderzochten bijvoorbeeld, of het Open House model geschikt is voor zorginkoop. Hun antwoord: ja. Open House houdt in dat iedere aanbieder die aan minimumeisen voldoet, wordt toegelaten. Er is dus geen echte aanbesteding, en tussentijdse toetreding is mogelijk. Toegelaten aanbieders worden bijvoorbeeld op een gemeentelijke website geplaatst.

Heb je als consument nu bijvoorbeeld recht op thuiszorg, dan mag je uit zo’n lijst zelf de organisatie kiezen die je wenst. Ook feedback over je tevredenheid is mogelijk. Dit lijkt een goede stap om de best passende zorg te stimuleren.

Marius van der Woude, founding father van de minor inkoopmanagement van de Hanzehogeschool, blijkt terug én vooruit: ‘We verkennen de mogelijkheid van een master Supply Management.’

Afscheid Marius van der Woude
Dit soort casussen geven de indruk dat het niveau van de studentenopdrachten stijgt. Marius van der Woude kon wat dat betreft met een gerust hart zijn afscheid aankondigen. Van der Woude, lector procurement en facility management aan de Hanzehogeschool, gaat in september namelijk met pensioen. Hij geldt als de founding father van de minor inkoopmanagement, waarvan het inkoopseminar dit jaar voor de 13e keer de afsluiting vormde. Diverse collega’s en oud-studenten gaven aan, zijn betrokken persoonlijkheid node te zullen gaan missen.

‘Vanaf het begin hebben we met de minor een brug willen slaan tussen het werkveld van inkopers en hun opleiding’, memoreerde Van der Woude. ‘Binnen het lectoraat Inkoopmanagement verkennen we nu de mogelijkheid van een master Supply Management. Hierbij hanteren we een M-model. Inkoopkennis is daarbij dan één van de drie poten. De andere twee zijn algemene bedrijfskennis en vaardigheden, en specifieke branchekennis.’