Login                    Nieuwsbrief  |   Agenda   |   Vacatures   |   Forum   |   Advies   |   Adverteer   |   Zoek
PSDM
Bron: Procesverbeteren.nl
World Class: Slanke, perfecte én geoliede organisatie
PSDM, root cause analysePSDM: Denkrecept voor probleemoplossing
Door Dr Ir Jaap van Ede, hoofdredacteur procesverbeteren.nl, 11-05-2020


Wat heb je als team nodig om de root cause (bronoorzaak) van een probleem te vinden? Ten eerste een stappenplan. Ten tweede een recept, dat beschrijft hoe je de (denk)stappen goed uitvoert. Ten derde een coach of sensei, die je op het juiste pad houdt.

Problem Solving and Decision Making oftewel PSDM omvat al deze drie componenten: 8D als stappenplan, een bijpassend ‘denkrecept’ en een facilitator als procesbegeleider. Hoe onderscheidt PSDM zich van ándere methodes voor root cause analyse?   


Zoeken naar de root cause van problemen, om die vervolgens blijvend weg te nemen, is onderdeel van álle verbetermethoden. Van Lean tot TPM, en van Six Sigma tot de TOC. Er bestaan bovendien veel stappenplannen om dit te doen. Denk aan Kaizen, PDCA en DMAIC. Ook zijn er diverse beschrijvingen van bijpassend gedrag, zoals Toyota Kata. Tenslotte bestaan er mengvormen van stappenplannen en bijpassend gedrag, zoals A3 Management.

8D
8D valt wat mij betreft onder de stappenplannen. Er zijn meerdere varianten, maar grosso modo zijn de acht stappen bij 8D als volgt:

  1. Stel een (multidisciplinair) team samen
  2. Beschrijf het probleem in termen van wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe en hoeveel (5W2H). Vergelijk dit vervolgens, als contrast, met situaties waarin het probleem niet optrad.  
  3. Los het probleem tijdelijk op en ‘isoleer’ het zo van de klant (containment). Soms moet dit heel snel, en is dit de eerste stap.
  4. Spoor de bron-oorzaak (root cause) van het probleem op. Neem daarbij mee welke (veiligheids)barrières hebben gefaald en waarom. Wat is het eerste moment waarop een probleem opgemerkt had kunnen worden?
  5. Bepaal wat de beste oplossing is om de root cause weg te nemen, of onder controle te brengen met verbeterde barrières.
  6. Implementeer die oplossing.
  7. Neem aanvullende (management)maatregelen om dezelfde en soortgelijke problemen te voorkómen. Welke lessen zijn geleerd die elders toepasbaar zijn?
  8. Beloon het team.

Contrast
In 8D zitten drie aspecten die je bij ‘gewoon Kaizen’ niet altijd tegenkomt. Ten eerste het gebruik van contrast: wanneer treedt het probleem waarvan je de oorzaak zoekt, niet op. Ten tweede het meenemen van het (dis)functioneren van veiligheidsbarrières in de probleemanalyse. Ten derde wordt 8D afgesloten met het verbeteren van ándere processen, op basis van de inmiddels toegenomen kennis. De kracht van 8D zit hem dus in de compleetheid, alle ingrediënten voor een succesvol verbetertraject zijn aanwezig.

Denkrecepten
Toch kan iemand die deze ingrediënten kent niet meteen goed ‘koken’, als metafoor voor problemen oplossen. Problem Solving and Decision Making (PSDM), ontwikkeld door adviesorganisatie Kepner-Tregoe, voegt daarom ‘recepten’ en ‘kooktechnieken’ toe. Het gaat om templates en bijbehorende denkprocessen, die er voor zorgen dat je de stappen van 8D goed en volledig uitvoert: welke vragen moet je bijvoorbeeld op welk moment stellen. Zie voor een globaal beeld de figuur hieronder.

Problem Solving, Decision Making en Potential Problem Analysis volgens Kepner-Tregoe
Proces van Problem Solving (rood), Decision Making (groen) en Potential Problem Analysis (geel) volgens Kepner-Tregoe. Het zijn recepten om gestructureerd te denken.
Bij Problem Solving breng je eerst alle mogelijke oorzaken in kaart. Daarna evalueer je die één voor één, totdat je de bronoorzaak hebt opgespoord


Facilitator
Ook als je de ingrediënten van het stappenplan en het bijpassende denkrecept (in rood hierboven) kent, ben je nog niet meteen een goede ‘verbeterkok’. Daarvoor heb je ervaring nodig.

Bij PSDM is er daarom een facilitator. Dit is een soort projectleider die een verbeterteam tijdens een probleemanalyse begeleidt en het denkproces in goede banen leidt. Daarnaast zijn er bij PSDM coaches, die mensen feedback geven en bijstaan.

Sensei
Het gebruik van een ervaren coach of sensei, die je helpt om een steeds betere probleemoplosser te worden, is heel gangbaar in ‘procesverbeterland’. Je ziet dit bijvoorbeeld ook bij de toepassing van methodes zoals Toyota Kata en A3 management. Er is ook een overlap tussen PSDM en FMEA, Failure Mode and Effect Analysis.

Er is in mijn ogen ook een overeenkomst tussen PSDM en de Theory of Constraints (TOC). Dit laatste is een methode die zoekt naar bottlenecks, die meer winst in de weg staan. Bij de TOC gebeurt dit, net zoals bij PSDM, door oorzaken en gevolgen in kaart te brengen.

Ontvang samenvattingen van onze diepgaande praktijkverhalen
Wilt op de hoogte blijven van nieuwe artikelen?
Drie voordelen van gratis registratie:
  1. Elke twee maanden een nieuwsbrief met samenvattingen (maar natuurlijk geen andere mail)
  2. Alle artikelen altijd meteen en volledig lezen (sommige artikelen zijn deels afgeschermd voor niet-geregistreerden)
  3. Toegang tot 300+ praktijkcases procesverbetering
  4. Berichten op het forum kunnen plaatsen en opmerkingen toevoegen aan artikelen

Rational Manager
Dit is het beeld wat ik persoonlijk kreeg van PSDM, onder meer na lezing van het boek The New Rational Manager van Ben Tregoe en Chuck Kepner, de grondleggers van PSDM.

Over 8D is veel op het internet te vinden, maar over PSDM relatief weinig.

Daarom vraag ik aan Gijs Verrest, senior consultant bij Kepner-Tregoe, hoe PSDM zich precies onderscheidt van ándere methodes voor root cause analyse, én hoe PSDM zich daarbij verhoudt tot 8D.

Logisch nadenken
‘Simpel gesteld zou je kunnen zeggen dat PSDM je helpt om logisch na te denken’, stelt Verrest. ‘Dat lijkt eenvoudig. Omdat we ons echter onbewust zijn van hoe we denken, wordt er vaak snel op onderbuikgevoel gehandeld. Ad-hoc acties en jumping-to-conclusions zijn het gevolg. We verliezen daardoor onnodig tijd bij het zoeken naar een root cause, áls we die al vinden.’

8D beschrijft het wat: welke stappen moet je zetten om een verbeterteam te formeren dat een root cause van een probleem vindt en wegneemt. PSDM vult het hoe in. ‘8D is in de jaren tachtig ontwikkeld door Ford. PSDM geeft structuur om het denkproces te richten, en helpt je de juiste vragen te stellen.’

Gijs Verrest: Om complexe problemen die veel mogelijke oorzaken hebben op te lossen is slow thinking nodigGijs Verrest: ‘Om complexe problemen, die veel mogelijke oorzaken hebben, op te lossen is slow thinking nodig. Je gaat dan heel bewust en gestructureerd te werk’ 
(foto:  Kepner-Tregoe Inc. All rights reserved)


Denkprocessen

PSDM werd halverwege de vorige eeuw ontwikkeld door Charles Kepner en Ben Tregoe, die later Kepner-Tregoe oprichtten. Gijs Verrest: ‘Kepner en Tregoe onderzochten hoe het kon dat sommige mensen met dezelfde informatie sneller tot resultaten komen, De oorzaak bleek verschil in hun denken. Met Problem Solving and Decision Making oftewel PSDM werden de succesvolste denkprocessen beschreven en vastgelegd in allerlei tools, templates en trainingen.’

‘PSDM maakt denkprocessen zichtbaar. Hierdoor wordt het gemakkelijker om samen te werken; mensen spreken dezelfde taal. Bij bedrijven die 8D gebruiken, zien we een flinke verbetering als ze die aanpak verdiepen door de toepassing van PSDM. De kwaliteit van de informatie die wordt gezocht en vastgelegd verbetert. Vervolgens geldt dit ook voor de beslissingen die daarop worden gebaseerd.’

Willekeurige adverteerder gekozen uit de categorie: WorldClass

Blom ConsultancyBlom Consultancy

Blom Consultancy - Monozukuri lean naar flow

Waar een weg is, is een toekomst. Onze visie is dat de Nederlandse industrie zich kan blijven meten met de rest van de wereld, door continu te verbeteren.
De kern van wat we bieden is Monozukuri via Lean naar flow. Zowel in het proces en de productieketen als door de medewerkers, zodat zij moeiteloos hun taken doen, beter presteren en meer plezier ervaren.
Daarbij focussen wij op het ondersteunen van het management en werken we aan de balans tussen het technische en sociale systeem. Uitgangspunt is het voorkomen van verspilling. Het resultaat is een hogere productie, betere productkwaliteit, meer werkplezier en minder kosten.

> Naar website

Slow thinking
Verrest licht een tipje van de sluier op betreffende het denkproces dat PSDM oplevert: slow thinking. ‘Op basis van ervaring zul je onbewust iets wat eerder voor problemen zorgde, als oorzaak aanwijzen. Wanneer een probleem echter complex is – en dat is meestal het geval wanneer 8D toegepast wordt – zit je al snel mis. Om dat te voorkomen is slow thinking nodig. Je gaat dan bewust en gestructureerd te werk, en brengt samen met deskundigen systematisch alle mogelijke oorzaken in kaart. Daarna evalueer je die, totdat je de bronoorzaak vindt. Belangrijk tijdens die zoektocht is om specifiek en feitelijk te zijn. Lukt het niet om een probleem op te lossen, dan moet je nóg nauwkeuriger controleren of er onderweg misschien bepaalde aannames zijn gemaakt, die niet correct zijn.’

IS/IS NOT
Het is niet zo dat de denkprocessen van PSDM afwijken van wat veel mensen van nature doen. Ze zijn eerder preciezer. Neem de IS/IS NOT analyse. Daarbij gebruik je contrast, oftewel gevallen waarin het probleem niet op treedt, om de bronoorzaak van een probleem op te sporen.

‘Kijk je op je televisie naar NPO1 en verdwijnt je beeld, dan zap je naar een andere zender om te kijken of daar hetzelfde probleem is. En is dat het geval, dan vraag je je buren of zij ook problemen hebben. Er is niets op tegen om op deze manier snel naar oplossingen te zoeken. Als een probleem echter complex is en veel mogelijke oorzaken heeft, dan moet je het gestructureerder aanpakken. In dat geval duurt een ad-hoc speurtocht te lang en kom je er uiteindelijk vaak niet uit. Ook kan het dan gebeuren dat je onderweg belangrijke informatie vergeet vast te leggen, en daardoor zoek maakt.’

Feitelijkheid
Bij de toepassing van PSDM is feitelijkheid belangrijk. Verrest geeft een voorbeeld: ‘Een bekende zuivelfabrikant kampte met afkeur door een hardnekkige bacteriële contaminatie. Ze dachten dat dit probleem op 9 maart vorig jaar begon. Toen we echter nauwkeuriger keken, ontdekten we dat het probleem al eerder speelde. Vervolgens leidde het spoor naar een bereidingstank waarin het probleem optrad, terwijl dat in een andere tank niet het geval was. Dit was interessant, want beide tanks waren gelijk, dacht men. Toen we ook daar weer preciezer naar keken, bleek ook dát niet helemaal te kloppen. De tanks bleken gespiegeld qua uitvoering, maar niet voor alle componenten. Uiteindelijk speurden we zo de root cause van het probleem op: één tank kon moeilijker worden gereinigd.’

PSDM helpt je niet alleen om root causes op te sporen, iedereen in en rond de verbeterteams gaat ook dezelfde verbetertaal spreken. ‘Als je dan een expert om hulp vraagt, kan die snel overzien welke stappen al zijn doorlopen. Ook kun je, als je klant of toeleverancier bent van een bedrijf dat ook PSDM toepast, gemakkelijker sámen met die business partner een kwaliteitsprobleem oplossen.’

Trainingen
In trainingen laat Kepner-Tregoe mensen eerst oefenen met een fictief probleem. ‘Je ziet dan dat tien mensen met tien verschillende oplossingen komen. Dit komt doordat iedereen denkt vanuit zijn of haar eigen expertise. Vervolgens wordt PSDM toegepast en komen ze samen bij de echte root cause uit. Hierna coachen we de verbeterteams nog een tijd in de fabriekssituatie.’

De ‘vraagvaardigheid’ is bij de toepassing van PSDM misschien wel de beslissendste factor. ‘Op welke moment moet je welke vraag stellen. Dát is wat je na verloop van tijd leert’, besluit Verrest.

> In een vervolgartikel wordt de toepassing van PSDM bij NXP besproken!


Hulp nodig bij de implementatie van WorldClass Operations?

Verwijzen naar dit artikel op internet?
Gebruik als link: https://www.procesverbeteren.nl/selectie_methodes/Problem_Solving_and_Decision_Making_8D.php

Kepner-TregoeIJssel Technologie