Quick Response Manufacturing (QRM) verbetert samenwerking

Vroeger kwam je bij De Vries Trappen naar je werk, en je deed daar dezelfde taak. Mét oog voor kwaliteit, maar zónder precies te weten hoeveel je bijdroeg aan klantwaarde! Nu is dat anders. Net zoals bij teamsport zorgt iedereen nu sámen voor het beste eindresultaat. Je doet daartoe binnen jouw productieteam, wat op dit moment het belangrijkst is!

Leuker, want afwisselender, én veel efficiënter. Tussenvoorraden zijn geen doel, maar complete producten die snel tevreden klanten bereiken! Deze cultuurverandering is te danken aan Quick Response Manufacturing (QRM). Als je veel verschillende producten maakt, blijkt dit een uitgelezen methode om flow te realiseren.

De Vries Trappen in Heerenveen maakt, met circa 125 werknemers, al sinds 1900 houten trappen. Inmiddels zitten die in een kwart van onze huizen, dus goede kans dat je er geregeld overheen loopt! Een naamplaatje zit er helaas niet op, maar een vakman herkent ze.

Overvol
De familie De Vries is al lang uit het bedrijf verdwenen. Marcel Beuzenberg is er nu algemeen directeur. ‘Een jaar of acht geleden kwamen bij ons twee ontwikkelingen bijéén’, zo steekt hij van wal. ‘Ten eerste lag onze werkvloer overvol met onderhanden werk. Dat kwam zo: elke order die binnenkwam, namen we toen direct in productie.’

Dat was er mede ingeslopen door de financiële crisis uit 2009. ‘Toen waren we blij met elke order, maar vanaf het moment dat de opdrachten weer binnenstroomden, kwamen we onszelf tegen. Bij een nieuwbouwproject met bijvoorbeeld 100 huizen, gingen we alle honderd trappen meteen maken. De doorlooptijd was daardoor navenant lang, liefst 25 dagen. Al die tijd lag alles in onze fabriek, en konden we ook niets anders doen zoals een spoedopdracht. Nu lijkt het onvoorstelbaar, maar toentertijd kon het ook best zijn dat fase II van een nieuwbouwproject ineens niet doorging. Zaten we met onze half afgebouwde trappen!’

Marcel Beuzenberg, directeur De Vries Trappen: ‘Het is veel beter als de fabricage van onze trappen aansluit op het bouwritme van huizen: just-in-time maken en toeleveren dus’

Just-in-time
Ook om andere redenen is veel onderhanden werk, oftewel een werkvloer vol met halfvoltooide werkopdrachten, niet handig.

‘Je kunt trappen uit een serie dan moeilijk nog aanpassen, als blijkt dat dit handiger is. Bovendien bestaan nieuwbouwwijken steeds minder vaak uit precies dezelfde huizen. Het is daarom veel beter om de fabricage van onze trappen aan te laten sluiten op het bouwritme. Daarbij past productie in kleine batches, een korte doorlooptijd, just-in-time afleveren, en weinig onderhanden werk op een daardoor overzichtelijke werkvloer.’

Maatwerk
Sowieso komen er steeds minder opdrachten voor grote hoeveelheden dezelfde trappen.

‘Dat hebben we ook deels zélf veroorzaakt, vanuit de gedachte om op de klantwens in te spelen. We fabriceerden altijd al maatwerk voor het duurdere segment. Zo’n trap wordt dan ingemeten, ontworpen en gebouwd. Bij wat vroeger het andere uiterste was, standaard nieuwbouwtrappen, heb je als consument nu echter óók keuzevrijheid. Toekomstige bewoners configureren dan via een webportaal in 3D de trap die zij willen hebben.’

Een ontwikkeling die aan de basis daarvan lag zijn de Next Step traptreden. ‘Die bestaan uit een kern van hout en een HPL-toplaag. Je kunt kiezen uit twaalf kleuren en prints.’

De Vries Trappen werkt ook steeds intensiever samen met de aannemers. ‘We willen niet enkel een trapleverancier zijn. We denken graag actief mee: welke oplossing past het beste bij een bepaald trapgat. Ook dat leidt tot een toename van het aantal trapvarianten dat we maken.’

Het productieproces is een combinatie van machinale bewerkingen en (ambachtelijk) vakmanschap

Overhead
Uiteindelijk is nu bijna elke trap een beetje anders. Daardoor vervalt het enige voordeeltje dat productie in grote batches (dus een grote serie trappen in één keer bouwen) theoretisch heeft: kortere omsteltijden en daardoor een hoge bezettingsgraad van de machines.

Overigens zijn de nadelen van grote batches ook dán bijna altijd veel groter. Je krijgt dan namelijk grote tussenvoorraden. Dat veroorzaakt niet alleen een lange doorlooptijd, maar vergroot ook de overhead. Denk daarbij aan kosten voor zoeken, voor magazijnruimte, voor het beantwoorden van telefoontjes van over late leveringen, en voor rework omdat een grote hoeveelheid werk toch anders moet.

Lean
Daarom moet je altijd streven naar kleine batches en daardoor korte doorlooptijden. Dus nauwelijks tussenvoorraden, en materialen op je werkvloer die altijd in beweging zijn. Lees: er wordt continu klantwaarde toegevoegd aan je producten-in-wording.

De Lean-oplossing hiervoor is de creatie van een soort lopende band. Hierbij wordt steeds binnen een vaste takttijd een taakje aan een product-in-wording verricht, en daarna gaat dit direct door naar het volgende bewerkingsstation.

Deze zogenaamde One Piece Flow werkt goed als je een beperkt aantal producten produceert. Zijn er echter talloze verschillende producten, zoals bij De Vries Trappen, dan zijn er sterk variërende bewerkingstijden. Dan krijg je in een Lean productiestraat al snel grote opstoppingen, en dus toch weer veel tussenvoorraad! Of je moet de takttijd zo lang maken dat er op heel veel bewerkingsstations vaak niets gebeurt, en dat is inefficiënt.

Het aantal trapvarianten is schier eindeloos. (Lean) productie aan de lopende band is daardoor onhaalbaar

QRM
Quick Response Manufacturing (QRM), een variant van Lean voor high mix, low volume productie, kiest daarom voor een andere insteek. Hierbij voeren teams activiteiten uit, die bestaan uit veel meer dan één (Lean) taakje. Daartoe worden dan een aantal bewerkingsstations samengevoegd in een Quick Response Cell oftewel QRC.

Het team dat in zo’n QRC werkt is verantwoordelijk voor het hele productietraject in hun cel. Als een bepaalde bewerking dan veel capaciteit vraagt, dan kunnen meerdere mensen die dus samen uitvoeren! Eventuele opstoppingen in de cel lossen zo vanzelf op. Een productieorder door een QRC loodsen is nadrukkelijk een teamprestatie. Om elkaar goed te kunnen helpen zijn de medewerkers cross-trained, ze kunnen veel en liefst alle taken in hun eigen QRC aan.

Toeritdosering
QRM streeft naar gemiddeld zo kort mogelijke wachttijden, zowel binnen als tussen de QRC’s. Dit gebeurt op twee manieren:

1. Toeritdosering. Er worden niet meer orders vrijgegeven dan de werkvloer grosso modo aankan.
   Dit is bij De Vries Trappen het belangrijkste principe.
2. Zijn er wisselende routings mogelijk langs verschillende QRC’s, dan wordt op een QRC voorrang gegeven aan orders die daarna door moeten naar een QRC die capaciteit vrij heeft. Dit kan via sturing met POLCA-kaarten. Er is ook software beschikbaar om dit te doen, onder meer van Propos.
   Wisselende routings spelen niet bij De Vries Trappen. Zoals we straks zullen zien, volgen alle orders op hun werkvloer een vaste route langs drie QRC’s.

Teamspelers
QRM invoeren is een grote (cultuur)verandering.

Beuzenberg: ‘Waar mensen vroeger elke dag hun eigen taakje hadden in ons productieproces, moeten het nu teamspelers zijn, die er samen voor zorgen dat complete trappen zo snel mogelijk worden gefabriceerd. Om die omslag te maken hebben we enkele jaren terug een QRM manager aangesteld. Deze persoon werkte samen met Eric Hengst vanuit het QRM Management Center, destijds een samenwerkingsverband van LeanTeam en Censor.’

’Beide adviesbureaus (zie het kader hieronder, red.) hebben veel kennis van QRM. Zij weten wat je allemaal tegen kan komen als je het invoert, en ze verzorgen QRM trainingen. Bovendien heeft een externe partij een frisse blik, én het is een stok achter de deur om voortgang te maken.’

Leeg laten lopen
Eén van de eerste acties was het ‘leeg laten lopen’ van de werkvloer. Al het onderhanden werk wegwerken dus!

‘Daarna zijn we begonnen met de toeritdosering. Theoretisch kun je een trap in één dag afbouwen, dus dan zou je een order ook pas één dag van te voren kunnen vrijgeven. Later vonden we dat te kort door de bocht. We houden liever wat speling. Er zijn nu zoveel orders op de werkvloer, dat de doorlooptijd ongeveer vijf dagen is.’

Binnenkomende orders worden indien nodig gesplist in kleine deelopdrachten, en die gaan daarna allemaal in een grote trechter. Het zelfde geldt voor vérgaande maatwerk opdrachten, luxere trappen in enkelstuks. Alle opdrachten vormen vóór de werkvloer een wachtrij.

‘Die wachtrij hadden we vroeger niet, maar het zorgt juist voor een snellere doorstroom. Niet de binnenkomst van orders bepaalt nu onze werkvolgorde, maar het moment waarop we ze moeten afleveren. Tenminste vijf dagen vóór dat tijdstip wordt een order vrij gegeven. Dat gebeurt in kleine batches, van maximaal vier trappen tegelijk. Polca’s noemen we ze deze mini-batches. Binnen QRM wordt dat woord gebruikt voor een kaartsysteem dat orders doet "dansen over de werkvloer", maar In onze ogen doen de kleine batches bij ons hetzelfde. Werken aan kleine orders houdt ons onder-handen-werk in beweging. In principe worden orders met het meest nabije aflevertijdstip het eerst vrijgegeven. Per "polca-batch" zoekt de planner wel trappen bij elkaar die op elkaar lijken, of die tenminste naar dezelfde afnemer moeten.’

De vaakst voorkomende grondstof is vurenhout, maar het kan ook gaan om eiken-, beuken- of essenhout.

Samen verantwoordelijk
Bij de productie passeert elke "polca-batch" achtereenvolgens drie QRC’s in de fabriek, oftewel drie multidisciplinaire productieteams.

‘Die teams zijn nieuw, want vroeger deed iedereen in de fabriek zijn eigen taakje. Of iemand anders het moeilijker had dan jij zag je toen niet, laat staan dat je die persoon ging helpen. Dat is nu dus anders. Elk productieteam is samen verantwoordelijk voor elke "polca-batch" die hun QRC passeert.’

Grote platen
Het eerste QRC-team neemt de vervaardiging van grote platen voor zijn rekening. Daaruit worden later de traptreden en ook de ‘bomen’ gesneden, dat zijn de zijkanten van de trap waar de treden tussen zitten.

‘Vaak is onze voornaamste grondstof vurenhout, maar het kan ook eiken-, beuken- of essenhout zijn. In de eerste QRC wordt het hout verlijmd tot platen van een standaardafmeting. Theoretisch kun je ook wisselende formaten gebruiken, maar dat is heel lastig verderop in het proces, bij de CNC-machines. Het hout wordt geschaafd, geschuurd en gelamineerd. Tenslotte wordt het, afhankelijk van de betreffende "polca-batch", opgedeeld in kleinere geschuurde platen. Dat is voor de eerste QRC het eindproduct’.

CNC machines
Het tweede QRC-team bestuurt de CNC machines, die traponderdelen uit de platen snijden. Er zijn ook onderdelen die De Vries Trappen inkoopt, bijvoorbeeld ‘stootborden’ voor onder de traptreden, en spijlen. ‘Deze ingekochte materialen zijn al in de grondverf gezet maar hebben nog wel nabewerkingen nodig. Ook dat gebeurt in QRC twee.’

In de tweede Quick Response Cell (QRC) staan CNC-machines. Het productieteam in deze QRC gebruikt ze om traponderdelen uit houten platen te snijden, die ze toegeleverd krijgen van het team in de eerste QRC

Transport
Het derde QRC-team zorgt er tenslotte voor dat alle onderdelen die De Vries Trappen zélf maakt, in de spuiterij worden geverfd of gelakt.

Daarna worden alle onderdelen per trap op een pallet gezet voor transport. Eventuele Next Step HPL-traptreden worden kant en klaar toegeleverd vanuit een aparte fabriek in Kampen, en dan toegevoegd aan het bouwpakket.

‘Next Step is een heel ander productieproces met andere materialen dan hier in Heerenveen. Daarom zou het op onze werkvloer niet echt passen, ook niet als we er ruimte voor hadden. In Kampen gebruiken we heel andere machines, en ligt het accent op design. Hier ligt de focus op ambachtelijkheid.’

Tenslotte wordt elke trap vervoerd naar de klant. ‘Dat doen we meestal zelf, en we zetten hem dan ook in elkaar.’

Op de expeditie komen alle onderdelen per trap bijeen in een bouwpakket

Voorman
Bij QRM wordt vaak de indruk gewekt dat de teams vanzelf goed gaan samenwerken. Beuzenberg helpt mij echter uit de droom.

‘Al snel bleek dat elke QRC een voorman nodig heeft. Een voorvrouw zou natuurlijk ook prima kunnen, maar die hebben we hier nog niet. Een voorman hoeft niet elk probleem zelf op te lossen, het is vooral belangrijk dat zichtbaar wordt wat er speelt. De voorman begeleidt ook de dagstarts in zijn QRC. Tot voorman hebben we personen gepromoveerd die we van nature al vaak de leiding zagen nemen. Dit verliep eigenlijk heel soepel. We hebben hen wel, naast een QRM-training bij Censor, een soft skill training laten volgen. Je leert dan omgaan met mensen en conflicten.’    

Wij danken onze partners/adverteerders, door hen kunnen wij onafhankelijke artikelen maken!
Ontdek bijvoorbeeld hoe onderstaande partij QRM in de praktijk helpt brengen!

Cimpro

Technologie provider CimPro realiseert hard- en softwareprojecten voor de industrie, bouwend op een solide ervaring van 25 jaar. Wij maken enkel gebruik van innovatieve 'proven technology' van internationaal gerenommeerde leveranciers.

Het doel? Door digitalisering meer productiviteit, minder afval, lager energieverbruik, verbeterde omgevingsfactoren en een kleinere CO2-footprint. CimPro heeft kantoren in Nederland en België, en een team van engineers en consultants. Ook verzorgen wij opleidingen. Bedrijven zoals Mars, Janssen Pharmaceutica, AKZO Nobel en Dawn zijn trouwe klanten van ons.

> Naar website

> Toon andere adviseurs categorie QRM

Eén groot team
‘Onze medewerkers zijn niet enkel teamlid van hun eigen QRC, maar ook onderdeel van het grote team dat we als bedrijf willen zijn. Als het nodig is verrichten ze ook taken in andere QRC’s. Vroeger kwam je naar je werk, en je deed daar elke dag dezelfde taak. Vanzelfsprekend met veel oog voor kwaliteit, maar zonder precies te weten hoeveel je bijdroeg aan klantwaarde, lees eindproducten. Nu is dat anders: sámen zorgen we voor de beste klantervaring, en iedereen doet daartoe binnen of zelfs buiten zijn QRC wat op dat moment daaraan het meeste bijdraagt.’

Als je bedrijf heel klein is, zeg minder dan tien mensen, dan gaat goed samenwerken vanzelf. ‘Hier werken echter 125 mensen plus nog eventuele uitzendkrachten. Dan biedt QRM een goede structuur voor teamspirit. Die teamgedachte dragen we als management onder meer uit via een soort interne Facebook pagina, die Workplace heet. Daarop is ook ruimte voor klantervaringen. Op foto’s kun je zien waar onze producten terecht komen. We willen transparant zijn. Nu gaat het goed, maar we zullen het ook vertellen als er problemen zijn. Als je samen een wedstrijd speelt, moet je weten wat de stand is.’

Open kaart spelen leidt tot leuke reacties. ‘Het gaat goed he?’, zei iemand me laatst. ‘We willen een zo plat mogelijke organisatie zijn, iedereen mag vrijuit zeggen waar hij of zij tegenaan loopt.’

Traptorens
De intensieve samenwerking met klanten leidt tot nieuwe producten. Het is een trend om huizen steeds vérgaander alvast in elkaar te zetten in fabrieken. Losse modules worden daarna dan als legostenen samengevoegd op de bouwplaats.

‘Wij spelen hierop in met traptorens. Dat is een complete trap inclusief wanden en elektrische aansluitingen, die je van bovenaf in een trapgat kunt laten zakken. Dat gaat veel sneller, en de kans op fouten of ongevallen is dan kleiner. We doen er nu een pilot mee. In de fabriek betekent vooraf afbouwen namelijk wel een nieuw proces, dat veel ruimte inneemt.’

Enige zorgen baart de momenteel erg hoge houtprijs. ‘Dat betekent veel vaker overleg met leveranciers en met klanten. Voor het leeuwendeel van de hout-inkoop hebben we halfjaarcontracten. Met onze contract partners stemmen wij twee keer per jaar de prijsontwikkelingen af.’

> Zie ook: De papierloze én zelflerende timmerfabriek
> Zie ook: QRM bij Groothuis Timmerfabriek staat als een huis