Login / Reg                    Nieuwsbrief  |   Agenda   |   Vacatures   |   Forum   |   Advies   |   Adverteer   |   Zoek
Vragenservice: voorbeeld
Bron: Procesverbeteren.nl
Voorbeeldvraag: wat als de flow stagneert? (september 2010)
[ stel nu zélf - anoniem - een vraag! ]

De Vraag:
Tijdens productie volgens het flow systeem, met Kanban gestuurde voorraden langs een assemblagelijn, ontstaan bij ons soms manco’s (tekorten).  Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om in te kopen onderdelen, waarvan de afdeling inkoop de juiste leverdatum niet kan geven. Wat doe je op zo’n moment met het aanwezige productiepersoneel?  Is het een optie om hen andere producten, waarvoor de betreffende onderdelen niet nodig zijn, op voorraad te laten assembleren? 

Bedrijfssector:
INDUSTRIE – metaal, werknemers: 25-100 FTE


Antwoord #1:

Vanuit eigen ervaring - 10 jaar gasturbine industrie "make-to-order" met World Class Manufacturing aanpak: verstoor nooit expres de flow. Voorraden maken om personeel bezig te houden is contraproductief. Je creëert verstoringen, en erger nog: Je laat aan je personeel zien dat je het niet zo serieus neemt met de basisprincipes van Lean.

Wat personeel, dat niet kan produceren, wél kan doen:

  • Onderhoud.
  • Brainstormsessie over hoe dit soort verstoringen voorkomen kunnen worden in toekomst.
  • Brainstormsessie over andere zaken; what-if over het nog beter maken van de flow.
  • Crosstrainen om productie-flexibiliteit in de toekomst te vergroten.
  • Helpen bij andere productlijnen.
  • Veiligheidstrainingen en oefeningen.
  • De assemblagelijn leeg maken achter het punt van de verstoring (pull-systeem wel blijven volgen).
  • Een dag lekker weg met het personeel - super voor het moraal.

Bespreek openstaande opdrachten met ze. Maak eventueel een deal dat ze nu enigszins gedwongen vrij krijgen, om straks wat over te werken om de schade in te halen. Zelfs als je hierbij 50% van de tijd cadeau moet geven is het beter dan niets doen.
Ted Twaalfhoven, Engage! Software

Antwoord #2:
Deze vraag is niet eenvoudig te beantwoorden met de gegevens die er zijn.  Bovendien roept het nieuwe vragen op zoals:

  • Is het überhaupt mogelijk om andere producten te maken?
  • Wat doe je met die gemaakte extra voorraad? Is daar ruimte voor?
  • Hoe flexibel is het personeel? Wellicht willen zij vrij nemen?
  • Kan het personeel ingezet worden/verdeeld over andere locaties in de productie?
  • Heeft het personeel ADV en mag dit aangewend worden in dergelijke situaties?
  • Zijn er contacten met collega bedrijven om het personeel daar tegen loonkosten onder te brengen?

De hoofdvraag bij stilstand bij een Kanban-gestuurde productielijn is echter: Wat veroorzaakte de verstoring, en wat gaan we eraan doen om dit in de toekomst te voorkomen? Het is zaak om zo veel mogelijk vooraf alle mogelijke procesverstoringen in kaart te brengen en hiervoor scenario's klaar te hebben. Kortom er is niet een pasklaar antwoord op de gestelde vraag, dit vraagt om nadere bestudering.
Ron Hartman


Antwoord #3:
Volgens goede Toyota-traditie zou bij het optreden van een probleem de assemblagelijn stilgezet moeten worden. Daarna zouden de medewerkers dan gezamenlijk moeten uitzoeken waar het probleem vandaan komt en hoe dit in de toekomst is te voorkomen.
In het beschreven geval gaat het echter om een inkoopartikel, zodat er weinig uit te zoeken valt. Hooguit kan gekeken worden waarom de Kanban-voorraad niet hoger was. Het lijkt hier een geval te betreffen, waarbij een leverancier onverwacht in gebreke is gebleven. Er zal dus naarstig gezocht moeten worden naar alternatieve leveranciers, zodat in de toekomst hiernaar uitgeweken kan worden.

Wat nu te doen met het aanwezige personeel?
Het personeel vrijaf geven, ook de medewerkers die halffabrikaten voor de Kanban-voorraden maken, zal op zich geen extra kosten met zich meebrengen. Door de productiestilstand dreigen echter wel inkomsten misgelopen te worden.
Uit de beschreven situatie is niet af te leiden hoeveel productiecapaciteit beschikbaar is:
• Is er sprake van overcapaciteit?
• Wordt er in 1, 2 of 3 ploegendienst gewerkt?
• Kan de bottleneckcapaciteit indien nodig uitgebreid worden, door extra medewerkers in te zetten?

Wanneer de productiecapaciteit vol bezet is, dan zal stilstand van de productielijn direct tot omzetverlies leiden. De vraag is dan ook legitiem of dit vermeden kan worden.
Is het daartoe een optie om "andere producten" op voorraad te gaan produceren? Doel hiervan lijkt te zijn om geen productiecapaciteit verloren te laten gaan en de schade te beperken tot het te laat uitleveren van het "manco-eindproduct". Het antwoord hierop is: "onder bepaalde omstandigheden is het mogelijk".
Of dit hier geldt, is niet af te leiden uit de korte beschrijving. Zo is niet duidelijk of op order of op voorraad wordt geproduceerd. Ook wordt niet aangegeven of het klantspecifieke of standaardproducten betreft, hoewel uit de overweging om (bepaalde producten) op voorraad te willen produceren afgeleid zou kunnen worden, dat het standaardproducten betreft. Wanneer die "andere producten" echter normaal gesproken op order worden geproduceerd, dan moet gezorgd worden voor opslagruimte. Verder moet het 100% zeker zijn, dat de vervroegd geproduceerde eindproducten uiteindelijk verkocht zullen worden.  Bovendien moet de vervroegde productie niet te lang doorgaan, want met het verstrijken van de tijd wordt de kans groter, dat de order(s) voor de "manco-eindproducten" worden ingetrokken.

Conclusies
• Er zijn mogelijkheden om het probleem van het manco-artikel op te vangen, maar dit is afhankelijk van de onderhavige productiesituatie.
• Manco's zullen altijd tot extra kosten aanleiding geven, zoeken naar een structurele oplossing is dus noodzakelijk.
Bert Roosendaal


Antwoord #4:

Bedankt voor uw vraag. Voordat ik hierop in ga, wil ik eerst iets zeggen over het begrip flow.
Bedrijven streven ernaar om flow in hun productie-omgeving te creëren, met als doel om in de beschikbare tijd de maximaal mogelijke, kwalitatief juiste output uit de lijn te halen, tegen zo min mogelijk kosten. Als het goed is gaat de efficiency dus omhoog, en de doorlooptijd en de kosten voor voorraad omlaag. Dat zijn echter resultaten die alleen bereikt worden, mits het systeem op de juiste manier gebruikt wordt!

Wat dikwijls onderbelicht blijft is dat het creëren van (single piece) flow er voornamelijk voor zal zorgen dat verspillingen zichtbaar worden gemaakt. Dit is de eigenlijke kracht van het flow-systeem. Op het moment dat zo’n ‘verspilling’ of probleem zichtbaar wordt gemaakt, zal hier op een juiste en gestructureerde manier mee omgegaan moeten worden. Het slagen van een flow-systeem heeft dus alles te maken met hoe de mensen omgaan met het oplossen van deze problemen: Wordt alleen de ' brand geblust' (correctieve actie) of wordt ook de grondoorzaak naar boven gehaald en opgelost (preventieve actie)?

Het probleem dat u hier omschrijft is in onze ogen dan ook niet wat u met uw mensen moet doen, maar waarom inkoop geen juiste leverdatum kan geven. Dit zou nauwkeurig moeten worden onderzocht. Dit is de preventieve actie die ondernomen moet worden, zodat het probleem structureel wordt opgelost en zich in de toekomst niet nóg eens voor doet.

Daarnaast heeft u op dit moment ook een operationeel probleem. Om ervoor te zorgen dat in het geval van een ‘manco’ uw mensen aan het werk blijven, is het noodzakelijk dat er standaarden worden opgesteld, waarmee wordt gedefinieerd wat uw operators in zo'n situatie moeten doen. Om die standaarden te borgen, is het bovendien noodzakelijk een sturings- en verantwoordingsstructuur te ontwikkelen, waarbij er een expliciete check gedaan wordt op de naleving daarvan.

Wat zo'n standaard zou moeten inhouden is, op basis van uw informatie en het gebrek aan kennis over uw bedrijf, niet te zeggen. Wij kunnen u dus ook niet adviseren of het verstandig is om producten op voorraad te gaan maken of niet. Er zijn verschillende afwegingen nodig die hierbij gemaakt moeten worden:

  • Wat is de kans dat het product snel verkocht gaat worden?
  • Levert dit extra winst voor het bedrijf op?
  • Kan de kwaliteit geborgd worden?
  • Wordt het primaire proces verstoord?
  • Enz, enz…

Een andere mogelijkheid is om de kennis van uw vaste medewerkers middels opleidingen verder te ontwikkelen (bijvoorbeeld: 5S, machineopleidingen, veiligheidstrainingen etc.).

Bovenstaande toelichting is gebaseerd op de Performance Behaviour principes (beschreven in het gelijknamige boek van Neil Webers) die wij hanteren en implementeren bij productie- , logistieke-, verpakkings- en industriële bedrijven. Vaak zijn dit bedrijven die al bekend waren met Lean, Six Sigma en/of TPM, maar die ons de vraag stelden 'Waarom doen onze mensen het nou niet?'.
Gwen V.J. Engelen, FLECTO BV


Antwoord #5

Alternatieve mogelijkheden voor uw productiemedewerkers zijn:
- De tijd gebruiken voor opleidingen, waardoor de multi-inzetbaarheid wordt vergroot en de mensen flexibeler kunnen worden ingezet.
- De tijd gebruiken voor opleidingen, waardoor de kwaliteit van het uitgevoerde werk wordt verbeterd en er tegen lagere kostprijs kan worden geproduceerd.
- Verbeterprojecten oppakken waardoor tegen lagere kosten kan worden geproduceerd.
Jekele Raukema, Raukema Bedrijfsprocessen


Antwoord #6

Vanuit het perspectief van de 7 verspillingen (overproductie, wachten, voorraad, transport, beweging, herbewerking en overprocessing) is het belangrijk om er voor te zorgen dat de belangrijkste verspilling – overproductie - niet optreedt. Overproductie leidt namelijk altijd tot de overige verspillingen zoals voorraad, transport en herbewerking. Het antwoord op uw vraag of het personeel op voorraad moet gaan produceren, is vanuit dat perspectief dus ‘nee’.

Daar staat natuurlijk tegenover dat de productiemedewerkers dan moeten wachten tot de benodigde onderdelen binnen zijn, en dat is ook verspilling. Dit heeft echter wel als voordeel dat het heel erg duidelijk is dat het proces niet goed functioneert.

De aandacht voor het 'manco'  wordt daardoor groter en de noodzaak om het op te lossen ook. Des te meer reden om de grondoorzaak te vinden van het probleem, en het systeem zo te veranderen dat dit probleem nooit weer optreedt. Dit keer staat het personeel daarbij te wachten, maar door er voor te zorgen dat het probleem aangepakt wordt zal dit in de toekomst niet meer zo zijn.
Gert-Jaap Pijper, Efeso


Follow-up vragensteller
Ik was verrast over de vele reacties die ik heb gekregen! Wij hebben er zeker wat mee gedaan!
  • We hebben een lean-team geformeerd dat zich concentreert op het "voorkomen van manco's".
  • Per assemblagelijn hebben we de competenties van de medewerkers gedetailleerd in kaart gebracht, zodat in rustige tijden ontbrekende competenties aangevuld kunnen worden.
  • Er is een aparte barcode gemaakt voor het registeren van "wachten" als gevolg van manco’s bij de toelevering van onderdelen. Hierdoor wordt duidelijk welk percentage van de stilstand hieraan toe te schrijven is, en welk percentage te maken heeft met inefficiënties tijdens het assemblageproces zelf.
  • Producten die herbewerking of reparatie behoeven worden apart gezet om de benodigde bewerkingen in rustige uren uit te voeren.
  • We zijn bezig om mensen op te leiden om ze in- of extern uit te kunnen lenen aan andere afdelingen binnen ons bedrijf.



AgiliTecPropos SoftwareCoimbeeLSSN24FlowCimproLeanteam