De PDCA verbetercyclus werkt overal

In 2017 publiceerde ik een artikel dat aantoont dat alle verbetermethodes worden gedreven door hetzelfde principe: hypothesevorming, testen, evalueren en indien nodig aanpassen. Die cyclus herhaalt zich bovendien voortdurend. Feitelijk is het de wetenschappelijke methode: stapje voor stapje leren, en voortbouwen op hetgeen zich heeft bewezen.

Stad van Kunsten en Wetenschappen, Valencia

In ‘procesverbeterland’ heeft de wetenschappelijke cyclus verschillende namen, waarvan Plan-Do-Check-Act (PDCA) de bekendste is. Als je er op gaat letten, dan zie je PDCA in elk procesverbeter-verhaal terug. Dus ook in de drie nieuwe cases die verderop in deze nieuwsbrief aan de orde komen: Velux, Viisi en VGZ.

Dakraamfabrikant Velux is een Lean productiebedrijf, waardoor het voor de hand ligt dat zij ‘aan PDCA doen’.

Viisi is daarentegen een hypotheek-adviseur, waarbij Lean minder goed aansluit. Wendbaar (Agile) organiseren past veel beter. Medewerkers kiezen en vervullen daarbij democratisch steeds de taken waar de markt om vraagt. Daarbij is het wat lastiger de PDCA-cyclus te herkennen, maar die is er wel:

• Plan: welke spanningen zijn er in en rond onze organisatie
• Do: wijzig of creëer rollen om de spanningen op te lossen
• Check: controleer of de nieuwe rolverdeling de spanningen oplost
• Act: pas zonodig de rolverdeling nogmaals aan.

De operationele teams van zorgverzekeraar VGZ beantwoorden klantvragen en helpen zorgbehoeften vervullen. Processen verbeteren doen zij op de Lean-wijze, door klassiek PDCA toe te passen. Er zijn echter ook creatieteams, die bijvoorbeeld nieuwe zorg-apps ontwikkelen. Die passen daarbij Agile (wendbare, want stapsgewijze) productontwikkeling toe. Onder de motorkap betekent ook dit weer toepassing van een PDCA-cyclus. Bij ontwikkeling van software ziet die er in de regel zo uit:

• Plan: welke functionaliteit heeft de hoogste prioriteit om te ontwikkelen (welk “klant-gebruiksverhaal” vult het in)
• Do: ontwikkel deze functionaliteit
• Check: controleer of het werkt zoals gewenst (inclusief cyber security)
• Act: pas zo nodig de functionaliteit aan

VGZ heeft naast operationele en creatieteams ook nog andere teams. Bijvoorbeeld managementteams die de strategie uitzetten, en een team dat (met Lean Six Sigma) nieuwe processen ontwerpt. VGZ benadrukt sinds kort dat ook déze, en daarmee ál hun teams, PDCA toepassen. Dit hebben ze daarom zichtbaar gemaakt, op elke plek in de organisatie!

Andere organisaties zouden dat ook kunnen, en wellicht zelfs moeten doen. PDCA is namelijk universeel toepasbaar en werkt overal, om de flow en afstemming te verbeteren.

Een eerste kanttekening daarbij is de beperkte reikwijdte van stapsgewijs verbeteren c.q. vernieuwen, wat PDCA in wezen doet. Op die manier krijg je weliswaar steeds betere processen en producten, maar als producent van fotorolletjes kom je zo niet op een digitale camera uit. Daarvoor is visionair en creatief denken nodig.

Mijn tweede kanttekening is eigenlijk meer een voorwaarde om PDCA goed toe te passen: coaching. Dit is één van de meest onderschatte aspecten. Hoe zorg je er voor dat mensen of teams in de plan-fase van PDCA tot de beste hypothese komen? En dus geen ad-hoc oplossing voorstellen, om een ‘brandje’ tijdelijk te blussen?

Daarvoor is bestudering van de Velux-case raadzaam. Zij willen de Toyota Way diepgaand gaan implementeren. Het resultaat is een lerende organisatie, waarin iedereen elkaar coacht. Bij elke PDCA-cyclus wordt daarbij niet alleen een probleem opgelost, maar is de procesverbeteraar een betere probleemoplosser geworden, en heeft de coach nieuwe inzichten opgedaan over het stellen van uitdagende vragen!.

> Op ons forum een kopie van deze blog met reactieoptie.