De kracht van visueel management

Wie bekend is met Lean, weet hoe belangrijk binnen die logistieke verbetermethode ‘Visueel Management’ is. Verplaatsingen van grondstoffen en (half)halffabricaten worden daarbij geregeld met visuele signalen. Een voorbeeld is een gemarkeerd vak, waarin plaats is voor een beperkte hoeveelheid tussenvoorraad. Zo kun je direct zien als er problemen zijn in de doorstroom. Staat het vak vol, dan zijn er problemen met de verwerking stroomafwaarts. Is het vak leeg, dan zijn er toeleverproblemen.

Ook de manier waarop ons wegverkeer geregeld wordt met borden en pijlen is een voorbeeld van Visueel Management.

Wie wel eens een Lean fabriek bezocht heeft, weet hoe krachtig dit visuele besturingsmiddel is. Je kunt met één blik de route zien waarlangs componenten worden samengevoegd tot complete producten. Dit reduceert niet alleen de kans op fouten, je ziet ook waar er afwijkingen zijn. De fabriek verbetert zich daardoor bijna vanzelf.

Visueel Management toont in deze Coronatijd zijn waarde bij de invulling van de ‘anderhalvemetersamenleving’. Net zoals in een Lean productiestraat wil je nu géén batchvorming, zoals groepjes mensen in een winkel. Idealiter moeten die zich, met anderhalve meter ertussen, ‘enkelstuks’ en ‘vloeiend’ door de winkel bewegen. First in, first out. Extra voordeel: de verblijftijd in de winkel is dan het kortst.

Kantoor met “anderhalvemeter” voorzieningen bij Tribes

Wie om zich heen kijkt, ziet nu de ene na de andere Visueel Management oplossing. Veel supermarkten hebben de hoeveelheid winkelkarretjes bijvoorbeeld afgestemd op de maximale hoeveelheid mensen die naar binnen mogen. Feitelijk is dit het binnen Lean bekende CONWIP-systeem. Dit staat voor CONstant Work In Progress, en betekent dat de hoeveelheid ‘onderhandenwerk’ gelijk gehouden wordt. Vertaald naar een supermarkt is dat het aantal personen dat door de zaak loopt, en daar ‘onderdelen’ voor hun boodschappenlijstje verzamelt. Probleem is wel dat een supermarkt een jobshop-omgeving is, elk boodschappenlijstje is anders. Hierdoor krioelt iedereen door elkaar, en dat wil je eigenlijk niet. Hier kunnen supermarkten overigens wel wat aan doen: stel de producten logischer op, zodat éénrichtingsverkeer mogelijk wordt. Nu staat bijvoorbeeld de koffiemelk vaak op een andere plek dan de koffie, in de hoop dat je tijdens het zoeken een impulsaankoop doet.

Bakkers en slagers hebben het voordeel dat zij gemakkelijker éénrichtingsverkeer kunt realiseren, mits hun winkel een aparte in- en uitgang heeft. Aangevuld met de bekende stickers met bijvoorbeeld voetjes die aangeven waar je mag staan, heb je zo de perfecte looproute.

Ook Lean productiebedrijven creëren nu “anderhalvemeter” werkplekken. Dit betekent dat alle werkplekken moeten worden herzien, en de bijpassende werkstandaarden aangepast. Omdat de operators meer afstand houden, is er meer beweging nodig. Hierdoor moet de “takttijd”, het tempo waarmee producten zich van werkstation naar werkstation bewegen, langer zijn. Ook is er in het belang van hygiëne minder frequent wisseling van taken. Verder geven teamleiders soms adviezen van achter een scherm.

Dit soort oplossingen worden inmiddels aangeduid met ‘het nieuwe normaal’. Logisch is dat niet. Ten eerste roept het weerstand op, want leuk is anders. Ten tweede kunnen we dit niet blijvend volhouden. Ik zie de anderhalvemetersamenleving als een tijdelijke oplossing, die wij ons als welvarend land kunnen permitteren. Het doel tweeledig. Enerzijds houd je zo de zorgvraag, en in het bijzonder het aantal benodigde IC-bedden, binnen de perken. Anderzijds win je tijd. Tijd voor het vinden van een vaccin of een geneesmiddel dat de ernstigste symptomen van COVID-19 verlicht.

Dat laatste, tijdwinst als doel, mag wat mij betreft wel wat meer worden benadrukt. Al was het alleen maar om de moed erin te houden. Als we namelijk moeten wachten op de roemruchte ‘groepsimmuniteit’, dan duurt dit in het huidige tempo járen. Bovendien gaat het gepaard met heel veel sterfgevallen.

Hopelijk komt er in de zomer een periode waarin het virus zich relatief koest houdt. Dat is mijns inziens dan echter geen reden om de maatregelen zo te versoepelen dat onze IC’s weer precies vol komen te liggen, ook al draagt versoepeling bij aan de langzame opbouw van groepsimmuniteit. Ik ben geen viroloog, maar ben positief gestemd over het vinden van een medicinale oplossing binnen een half jaar. Om de economische schade binnen de perken te houden moet dat eigenlijk ook wel. Iedereen zou daartoe wereldwijd moeten gaan samenwerken, in een ambitieus project vergelijkbaar met de Man op de Maan-missie.

Hopelijk zeggen we volgend jaar: die anderhalvemetersamenleving was toen noodzakelijk, maar wat wás dat tegennatuurlijk, en gelukkig is alles nu weer gewoon. Hebben we dan niets geleerd? Zeker wel. Ten eerste, om in Lean terminologie te blijven, hebben we ontdekt dat heel wat (reis)bewegingen verspilling van tijd en energie zijn. Ik denk dat video-overleg een blijvertje is. Daarover meer verderop in deze nieuwsbrief. Ten tweede moet er worden nagedacht over materiaal- en capaciteitsbuffers in de zorg en in andere vitale sectoren, om ons te wapenen tegen een pandemie zoals deze of tegen ander onheil. Dat is niet Lean, maar is wél nodig.

Dr Ir Jaap van Ede,
hoofdredacteur procesverbeteren.nl