Profiel Coimbee: hoe onderscheiden zij zich?

Een laagdrempelig digitaal verbetersysteem voor Lean teams, waarmee medewerkers zélf verbeterideeën genereren, prioriteren en afhandelen via de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus. En waarbij managers meekijken en coachen op afroep. En dat alles zonder onnodige toeters en bellen, en daardoor tegen relatief lage kosten. Dit met het doel om procesverbetering bottom-up naar een hoger niveau te tillen, zodat alle kennis van iedereen wordt benut.

Dit alles stond Willem Nooij voor ogen, CEO van Coimbee, toen hij in 2017 de Coimbee Verbeter Toolbox ontwikkelde. Inmiddels gebruiken 30 bedrijven deze software-tool voor stapsgewijs verbeteren (Kaizen). Nooij vertelt erover.

Waarom werd Coimbee opgericht?
Coimbee bevindt zich in Haarlem en werd in 2017 opgericht. Inmiddels werkt een team van 5 professionals er dagelijks aan het verbeteren van de Coimbee Toolbox.

‘Dat is een digitaal verbeterbord waarmee Lean-teams verbeterideeën kunnen genereren, prioriteren en afhandelen’, vertelt CEO Willem Nooij. ‘Het is een cloud-based systeem, dat je gratis mag uitproberen. Alles werkt via het web, dus je hoeft geen software te installeren op je bedrijfscomputer. De kosten zijn bovendien relatief laag, je betaalt per gebruiker enkele euro’s per maand. Wil je de toolbox implementeren, dan kan dat al binnen één dagdeel. In pakweg een uur leggen wij de medewerkers dan uit hoe het systeem werkt. Daarna is er nog een uur nodig om de teams en teamleden te definiëren, en kun je van start.’

In de Coimbee Verbeter Toolbox kun je vanaf elke werkplek verbetersuggesties voorstellen, ook middels een smart phone

De idee voor de Coimbee Toolbox ontstond toen Nooij, toen nog in de rol van Lean Black Belt consultant, ontdekte dat bedrijven vaak Excel-lijstjes bijhouden met de lopende verbeterinitiatieven. ‘Trello en Sharepoint worden voor dat doel ook toegepast. Geen van deze softwarepakketten is echter specifiek voor de communicatie en verslaggeving rond stapsgewijs verbeteren ontwikkeld. Hierdoor zijn de genoemde oplossingen tijdrovend en omslachtig, en sluiten ze niet goed aan op de wensen van medewerkers en managers. Mede daardoor komt continu verbeteren dan niet goed van de grond.’

Nooij onderzocht vervolgens of er goede software bestond, specifiek voor Kaizen oftewel continu verbeteren. ‘Dat soort pakketten bleken er wel te zijn, bijvoorbeeld in Amerika. Ze ogen fraai, maar zijn groot, ingewikkeld en duur. Daarom besloot ik om zelf een toegankelijke oplossing te ontwikkelen, met precies de functionaliteit die verbeterteams en hun coaches nodig hebben, en niet meer. Dat werd de Coimbee Verbeter Toolbox. Het mooie is, onze klanten bepalen mee wat de functionaliteit moet zijn. Ze geven ons namelijk feedback, tijdens het gebruik van onze toolbox. Die feedback gebruiken wij bij het ontwikkelen van nieuwe versies, hetgeen we momenteel twee keer per jaar doen.’

De Coimbee Verbeter Toolbox werd ontwikkeld en getest in samenwerking met vier pilot-klanten, die worstelden met het vastleggen en opvolgen van verbeterprojecten, voor en door de werkvloer. ‘Het idee achter deze oplossing is, dat de kennis en kunde van alle medewerkers benut wordt. Zij weten immers wat er beter kan of moet. Coimbee helpt ze om hun verbeter-suggesties vast te leggen en te realiseren. Bijvoorbeeld door medewerkers met de ingebouwde intelligente PDCA-checklist te ondersteunen, zodat ze gericht root causes van problemen opsporen en wegnemen.’

Coimbee maakt het dagelijkse werk op die manier makkelijker, veiliger én leuker. ‘We merken dat het werkplezier toeneemt, als medewerkers actief aan de slag gaan met continu verbeteren, ondersteund door onze gebruiksvriendelijke oplossing.’

‘Onze droom is, dat iedereen elke dag graag zijn werk doet. En dat een werkplek een plaats is waar je jouw talenten benut en ontwikkelt, en waar je leert en presteert. En waar je, vanuit passie, een zinvolle bijdrage levert aan je eigen ambitie en die van jouw organisatie. Zodat je elke dag beter wordt: individueel, als team én als organisatie. Onze software draagt daaraan bij.’

In de Coimbee Toolbox (deels weergegeven hier) kan een teamlid in een paar klikken informatie over procesverbetering inzien en toevoegen

Eén van de grote voordelen van de Coimbee Verbeter Toolbox is de laagdrempeligheid. Een teamlid kan met een paar muisklikken een verbetersuggestie invoeren. ‘Vervolgens is dat idee zichtbaar voor alle teamleden, waarna het team gezamenlijk besluit of ze het betreffende voorstel gaan uitvoeren. Dankzij de toolbox voelen medewerkers zich gehoord, en ze raken betrokken bij de uitvoering van hun eigen verbetersuggesties en die van anderen. Hierdoor komen er méér verbeteringen, én ze worden succesvoller doorgevoerd.’

Wat is onderscheidend aan de Coimbee Verbeter Toolbox?
‘Onze toolbox omvat een digitaal dagstartbord. Dat is het bord waarbij Lean teams dagelijks kort bijeenkomen om de voortgang en problemen te bespreken. Het is geen probleem als je liever een fysiek dagstartbord blijft gebruiken. Het meest onderscheidend aan Coimbee is namelijk de ondersteuning van de planning en uitvoering van de Kaizens. Dat zijn de verbeterprojecten, die vaak aan het eind van dagstarts aan bod komen, en daarna door verbeterteams worden uitgewerkt. Soms worden ook voor deze Kaizens fysieke borden gebruikt. Het nadeel daarvan is echter dat dan niet alles op zo’n bord past, slechts op één plek zichtbaar is, en dat de informatie verdwijnt nadat een project is afgerond. De Coimbee Verbeter Toolbox fungeert daarentegen na verloop van tijd als een kennis database. Bovendien kun je met onze toolbox lopende Kaizens zichtbaar maken op elke werkplek, dus niet alleen op een centrale plaats. We zien steeds meer bedrijven daarvoor touch screens gebruiken.’

Eén van de onderscheidende eigenschappen is de gebruiksvriendelijkheid, ‘Coimbee werkt als een Software-As-A-Service oftwel SAAS-oplossing, vanuit de cloud dus. In twee uur kan het systeem draaiend zijn. Het is ook toegankelijk voor mobiele telefoons, zowel die van Apple als die op basis van Android. Werken met alternatieven zoals Excel of Trello is veel lastiger. Probeer met die software bijvoorbeeld maar eens een rapportage te maken op basis van data van drie verbeterborden.’

Een ander voordeel is dat Coimbee echt een specifieke oplossing is voor de ondersteuning van continu verbeteren. ‘Wij weten wat daarvoor nodig is, en brengen op basis van klantenfeedback minimaal twee keer per jaar een nieuwe versie uit, met nieuwe en verbeterde mogelijkheden. Die zijn dan direct beschikbaar voor alle gebruikers. Momenteel werken we bijvoorbeeld aan een integratie met ChatGPT.’

Uitsnede van het Kanban-gedeelte van het digitale verbeterbord. Verbetersuggesties verschuiven achtereenvolgens van ‘nieuw’ naar ‘verrijken’, ‘lopend’ en ‘afgerond’.

De kracht van de toolbox is niet alleen dat iedereen gemakkelijk Kaizen voorstellen kan invoeren. Het systeem helpt de teams ook bij het prioriteren en uitvoeren van de verbeterprojecten. ‘Je monitort de voortgang. Dit gebeurt door de verbeterideeën over een digitaal Kanban-bord te verplaatsen, zie de afbeelding hierboven. Nieuwe ideeën worden verplaatst naar een kolom ‘open’, zodra een team beslist dat ze ermee aan de slag willen.’

‘De kolom ‘verrijken’ fungeert als een buffer. Je wilt namelijk niet met te veel verbeterprojecten tegelijk aan de slag. Een Kaizen-voorstel gaat naar de kolom ‘lopend’, als het betreffende project daadwerkelijk van start gaat. Aan zo’n Kaizen wordt dan een eigenaar gekoppeld, en daarnaast uit te voeren acties plus wie die gaat doen. Log je in, dan kun je meteen zien wat jouw geplande activiteiten zijn. Je kunt echter ook zien wat anderen doen. Niet alleen binnen jouw eigen team, maar ook binnen de andere teams. Op die manier kun je elkaar inspireren en helpen. Je kunt ook Kaizens volgen, delen, liken of van commentaar voorzien, net zoals bij social media.’

‘Een verbeterteam bepaalt zélf of een Kaizen goed verloopt, hetgeen het eigenaarschap versterkt. Kaizens kunnen daartoe de status “ok” hebben, “waarschuwing” of zelfs “niet ok”.  Een meekijkende manager ziet daardoor meteen welke teams met welke Kaizens problemen hebben. Zo’n manager kan de betreffende teams vervolgens bijvoorbeeld extra gaan coachen, of een bepaald probleem oplossen dat ze rapporteren. Na voltooiing krijgt een Kaizen de status “afgerond”’ 

Bij Kaizens is het de bedoeling dat verbeteringen waardevol zijn in de ogen van de klant, en dat problemen diepgaand worden geanalyseerd om de root cause daarvan te vinden, om ze daarna blijvend op te lossen.

‘De toolbox helpt de verbeterteams om de Plan-Do-Check-Act cyclus, van probleembeschrijving tot analyse en borging, daartoe goed toe te passen. Dit gebeurt via vragen die bij elke stap worden beantwoord. Op die manier wordt bijvoorbeeld gecheckt of feiten over een bepaald probleem verzameld zijn op de Gemba, de werkvloer. En het verbeterteam wordt uitgedaagd om eerst het probleem grondig te analyseren, bijvoorbeeld via het maken van een value stream map, en pas daarna mogelijke oplossingen te bedenken.’

‘De door de verbeterteams ingevulde PDCA-checklisten geven managers veel mogelijkheden voor coaching. Is een stap niet volgens de regels uitgevoerd, dan kan een manager daarover een vraag stellen.’

De Coimbee Toolbox geeft managers te mogelijkheid om team scores te definiëren en in te zien

De toolbox helpt ook bij het bewaken van de afgeproken acties voor elk teamlid. Voor managers zijn er daartoe drie interessante functies beschikbaar:

1. Koppeling van verbeter-suggesties aan (zelf te benoemen) strategische initiatieven. Hierdoor wordt direct duidelijk welke strategische initiatieven op de werkvloer opgepakt worden, en welke nog niet
2. Teams scores geven en evalueren voor zelf te benoemen aspecten.
3. Processen scores geven en evalueren voor zelf te benoemen aspecten.

Op soortgelijke wijze kunnen aan processen scores worden toegekend en ingezien

Welke verbetermethodes ondersteunt de toolbox?
‘De software ondersteunt met name Lean en Total Productive Maintenance (TPM). Continu verbeteren oftewel Kaizen, op basis van de Plan-Do-Check-Act cyclus, is een cruciaal onderdeel daarvan. Daar sluit de Coimbee Toolbox naadloos op aan. Het systeem zorgt ervoor dat geen enkele stap uit PDCA wordt overgeslagen’

Op welke marktsectoren richten jullie je?
‘Onze actuele klanten zijn groothandelsbedrijven, logistieke bedrijven, en administratieve bedrijven. Bijna allemaal in de profit-sector, en meestal met tussen de 100 en de 2000 medewerkers’

‘We merken dat onze klanten niet alleen het belang van verbeteren zien. Ze vinden ook het actief betrekken van medewerkers daarbij belangrijk. Onze software is voor hen veel meer dan een registratie-tool. Het is eerder een communicatie- en samenwerkingsplatform voor continuous improvement.’

Met welke partijen werken jullie samen?
‘Wij werken samen met geselecteerde implementatiepartners zoals Henno Staal, Eric Klappers en Dick van Wieren. Dit zijn zeer ervaren verbeter-professionals, met een enorme staat van dienst.’

Hoe zorgen jullie er voor dat resultaten beklijven?
‘Medewerkers en management krijgen zicht op alles wat er speelt binnen de organisatie qua procesverbeteren. Die transparantie zorgt voor een grote betrokkenheid. Functies zoals Like, Follow, Share en Comments, bekend van social media, zorgen dat medewerkers verbeteren leuk en nuttig blijven vinden.’

‘Continu verbeteren moet richting hebben, anders loop je het risico dat het enthousiasme voor Lean na enkele jaren terugloopt. Daarom bevat de Coimbee Toolbox een gedeelte waarop de missie en kernwaarden van de organisatie, en de strategie en doelen voor de komende tijd, kunnen worden aangegeven. Het is de bedoeling dat de verbeterteams deze informatie gebruiken als true north, om zélf de best passende Kaizens uit te kiezen. Ze kunnen lopende verbeteracties bovendien koppelen aan strategische bedrijfsdoelen. Ook kun je er een financiële verwachting aan toevoegen, een kosten-baten analyse.’

Wat zijn opvallende resultaten?
‘Klanten van ons zijn bijvoorbeeld CB Logistics, NSK-EDC, Robidus, Hevo, IBN en DL-Logistics. Eén van onze klanten voerde dankzij ons systeem maar liefst 755 verbeteringen door, samen goed voor een besparing van 1,4 miljoen euro’

Klanten reageren enthousiast. Willem Adriaanssen zegt bijvoorbeeld op review platform Trustpilot: Continu blijven verbeteren blijft een moeizame opgave, gecombineerd met de drukte van de business. Zeker in teams van zeer zelfstandige en hoogopgeleide professionals, die doorlopend tientallen projecten uitvoeren. Door de inzet van Coimbee hebben we een manier gevonden waarbij enerzijds nieuwe ideeën altijd een plek krijgen, en we anderzijds gestructureerd kunnen werken aan de verbeterdoelen die we geformuleerd hebben. Daardoor hebben we nu in één jaar drie keer zoveel verbeteringen door kunnen voeren.

Inmiddels zijn er 30 bedrijven die de toolbox gebruiken. ‘Dat heeft inmiddels al honderden verbeter-suggesties en Kaizens opgeleverd.’

Welke informatiebronnen raden jullie aan?
‘Procesverbeteren.nl is een goede informatiebron, daarom adverteren we ook op deze site. Qua boeken ben ik erg gecharmeerd van Toyota Kata van Mike Rother. Dat boek geeft een helder recept voor het gedrag van teamleden en hun managers, om succes te hebben met continu verbeteren. Een beschrijving van dat gedrag zie je terug in de PDCA-checklist in de Coimbee Verbeter Toolbox. Voor mensen die nog niet zoveel ervaring hebben met Lean is het boek “Starten met Lean” interessant. Dit is geschreven door mijzelf. Op aanvraag sturen we kosteloos een digitaal exemplaar toe. Op het gebied van gedragsverandering ben ik een fan van Tiny Habbits. Verder beveel ik het boek De innovatiekracht van ideeën van I. Getz aan.’