Kaizen in de maneschijn

Allereerst wens ik iedereen een goed en steeds beter (kaizen) 2019!

Als het gaat om uw bedrijfsprocessen, wat zijn dan uw verwachtingen voor dit jaar? En hoe weet je of die uitkomen? Om maar meteen met de deur in huis te vallen: dat weet je volgens mij niet. Het wordt namelijk pas duidelijk of een bepaalde oplossing werkt, als je die uitprobeert. Daarom omvatten alle verbetermethodes een zekere mate van trial-and-error. Ideeën worden zo snel mogelijk in de praktijk gebracht om daarvan te leren. In 50% van de gevallen zit je er namelijk náást, stelde Taiichi Ohno, één van de grondleggers van Lean bij Toyota.

Moonshine Kaizen betekent snel ideeën toetsen met geringe investeringen. Deze foto van de
maansverduistering op 27 juli werd met trail-and-error genomen vanaf een supermarktkratje.

De meest poëtische term voor de creatieve en leergierige houding die daarom nodig is, is moonshining. Oorspronkelijk verwees deze term naar illegale alcoholstokerijen tijdens de Amerikaanse drooglegging (1919-1933). Om het verbod op de productie van alcohol te omzeilen, werd dit toen heimelijk en mogelijk ook ’s nachts (dus in de maneschijn) gedaan. Ook gebeurde dit met de op dat moment beschikbare hulpmiddelen. Bovendien konden de installaties snel worden verplaatst als dat nodig was.

Zeker geen toonbeeld van kwaliteit, want risicovol voor zowel de ‘productiemedewerkers’ (explosiegevaar) als de consument (soms potentieel dodelijke verontreinigingen). Toch waren de installaties wel right-sized (passend) als je enige doel is om een alcoholverbod te overtreden. Wat je daarvan kunt leren is dat je met creativiteit en tegen lage kosten veel kunt realiseren met zeer beperkte middelen.

Dit principe kun je ook gebruiken voor het uittesten van (Lean) verbeter-ideeën, waarbij ik er even van uit ga dat dit geen gevaar oplevert voor mens of milieu. Hiervoor worden, naast moonshining, ook de termen try-storming, do-storming en learning by doing gebruikt. Dit om het verschil met brain-storming te benadrukken.

Ga je een nieuw ziekenhuis bouwen, doe dat dan bijvoorbeeld eerst met karton, zoals het Zaans Medisch Centrum deed. Je kunt het bouwplan dan immers nog gemakkelijk bijstellen. Medewerkers van SEW Eurodrive ontwierpen op soortgelijke wijze hun Lean werkplekken, en noemden dit cardboard engineering. Ook een innovatieteam dat onder de radar ‘disruptieve’ producten mag bedenken kun je zien als een vorm van moonshining.

De term moonshining of moonshine Kaizen voor creatieve procesverbetering is van de Japanse ingenieur Chihiro Nakao. Hij werkte 25 jaar bij Toyota, onder andere met Taiichi Ohno als sensei (leraar). Volgens Nakao staat moonshining voor het ontwikkelen van waardevolle oplossingen door creatief reeds aanwezige materialen te gebruiken. Hierbij wordt naar het probleem én die materialen op nieuwe manieren gekeken. Eén van de uitspraken van Nakao zou zijn: ‘If you don’t try someting, no knowledge will visit you!’.

Of Nakao met moonshining speels verwees naar de creativiteit van de illegale alcoholstokers, is onduidelijk. Er is in ieder geval wel een verband: veel doen met weinig. Dus snel op een do-het-self manier prototypes bouwen en testen. En try before you buy, denk aan de nieuwbouw van het ziekenhuis.

Wat je aan de tekentafel bedenkt, pakt in de praktijk (op de werkvloer of Gemba) namelijk altijd anders uit dan gedacht. Als het enigszins mogelijk is: probeer dus eerst uit of iets werkt, alvorens je het groots en met flinke investeringen gaat invoeren. Er zijn softwarebedrijven geweest, die bekeken of er behoefte was aan een softwareoplossing door te doen alsof die er al was. Hierbij waren er mensen op de achtergrond die taken uitvoerden.

Alle verbetermethoden pleiten voor een stapsgewijze en incrementele aanpak. Verbeterteams formuleren daarbij hypotheses over verbeterde processen, en testen die zo snel mogelijk uit op de werkvloer om daarvan te leren. Wetenschappers werken net zo: hypothesevorming, experimenteren, leren, en daarna de hypothese aanpassen.

Voor methodes zoals Lean Startup, Scrum en Agile productontwikkeling geldt hetzelfde: in dat geval worden ideeën snel uitgeprobeerd met continue feedback van de klant. Ook bij Holacracy worden voorstellen als het even kan gewoon uitgeprobeerd, mits dat geen grote risico’s voor de organisatie meebrengt. Het gaat dan echter niet om nieuwe processen of producten, maar om andere taakverdelingen. Opnieuw is echter het doel om snel van de praktijk te leren en op grond daarvan aanpassingen door te voeren.

Wat moonshining aan dit alles toevoegt, is dat je veel kunt leren door met eenvoudige materialen zoals karton, lego-achtige constructies of desnoods plakband nieuwe situaties te simuleren. Experimenteer waar dat even kan grenzeloos en met een open mind, zoals een 12 jarige dat zou doen. Moonshining in een formele structuur gieten is daarom geen goed idee, want dan smoor je de creativiteit. Wel kun je inspiratie opdoen buiten de eigen organisatie en bedrijfssector, zie daarvoor de honderden cases op deze site. Of leer van de natuur, dat kan ook.

Dr Ir Jaap van Ede,
hoofdredacteur procesverbeteren.nl

> Reageren?
   Plaats uw aanvullingen onder een kopie van deze blog op ons forum