Blog: Lean kennismanagement

Forum met als invalshoek LOGISTIEK.
Plaats hier uw vragen & antwoorden over LEAN MANUFACTURING, TOC, POLCA, Kanban.

Moderator: Jaap_Procesverbeteren.nl

Plaats reactie
Jaap_Procesverbeteren.nl
Forum ervaring: 4/5
Forum ervaring: 4/5
Berichten: 51
Lid geworden op: ma sep 28, 2009 8:17 pm

Blog: Lean kennismanagement

Bericht door Jaap_Procesverbeteren.nl » di nov 05, 2019 3:14 pm

Deze blog is onderdeel van de nieuwsbrief van november 2019

Lean kennismanagement

Kennismanagement heeft tot doel om innovatie te versnellen, door informatie (kennis) te genereren, op te slaan en opnieuw te gebruiken. Ook wordt beschikbare kennis gericht gedistribueerd.

De overeenkomst met Lean productie is opvallend. Er is immers sprake van een voorraad, van kennis in dit geval. Die is alleen maar effectief als die zo klein mogelijk is, anders zie je door de bomen het bos niet meer. Te veel voorraad leidt tot verspilling zoals zoeken en fouten. Ook heeft kennis een beperkte houdbaarheidsdatum, je moet tijdig onbruikbare informatie eruit ‘wieden’.


Afbeelding
Creatie en hergebruik van kennis bij Volvo Trucks


Kennismanagement is zo oud als de mensheid zelf. Wetenschappers borduren bijvoorbeeld voort op wat anderen deden. Het idee om bedrijfskennis te ‘managen’ ontstond tijdens de opkomst van de informatietechnologie. Al snel bleek software niet voldoende. Er is ook gedragsverandering nodig: mensen moeten hun kennis kunnen en willen delen. Daarnaast moet er een systeem en structuur zijn om brokken informatie, en de relaties daartussen, vindbaar op te slaan.

Idealiter vormen alle medewerkers een soort ‘superbrein’, waarin alle informatie altijd up-to-date en voor iedereen toegankelijk is, en waarin automatisch de juiste verbindingen worden gelegd. Bovendien moet informatie die niet meer relevant is verdwijnen. Vergelijk dit met het opschonen van een computer, zodat die niet steeds trager wordt.

Bij kennismanagement gaat het er om de juiste informatie, in de juiste vorm bij de juiste mensen te krijgen, just-in-time. Op die manier zijn we weer terug bij Lean.

Er zijn inderdaad bedrijven die kennismanagement op een Lean manier benaderen. Enkele jaren terug interviewde ik Suzanne van Egmond, actief als ‘Lean innovator’ binnen Philips. Onze knowledge value stream staat haaks op onze product value stream, vertelde zij.

Een ideale ‘kennisstroom’ omvat drie elementen: het identificeren van kennis, het gebruiken daarvan, en tenslotte het vastleggen ervan. Kennis stroomt niet vanzelf. Van Egmond vertelde dat bij Philips knowledge teams een centrale rol spelen. Het gaat om expertgroepen van zo’n acht mensen. Het idee is dat een productontwikkelaar contact legt met de op dat moment best passende expert. Die helpt hem of haar vervolgens om de juiste kennis te vinden, waarbij het kan gaan om documenten en personen.

De experts fungeren zo als een soort ‘superneurons’ in het bedrijfsbrein van Philips, met vertakkingen naar kennis op één bepaald gebied. Als productontwikkelaar moet je aantonen dat je de stappen identificatie, gebruik en vastlegging van kennis hebt doorlopen. Bij dat laatste treedt de expert als reviewer op.

Kort geleden interviewde ik Amer Catic, knowledge management leader bij Volvo Trucks. Dit bedrijf blijkt een soortgelijk Lean kennismanagementsysteem te hebben, met één belangrijke toevoeging.

Hun expert teams, die communities of practise heten, beheren elk een aantal sleuteldocumenten. Op deze check sheets staat kennis over één (truck)onderdeel. Het gaat om een zo klein mogelijk brokje informatie, dat toch generiek genoeg is om frequent bruikbaar te zijn. Deze check sheets fungeren, net zoals de experts, als een soort superneurons in het bedrijfsbrein van Volvo. De sheets zijn namelijk een soort tabbladen, die doorverwijzen naar diepgaandere informatie. Op elke check sheet staat bovendien een stappenplan voor het nemen van kritische beslissingen, bij het ontwerpen van één vrachtwagenonderdeel. Per kritische beslissing is er daarbij aandacht voor het wat, het waarom, en de beschikbare know-how.

Bij innovatietrajecten worden de check sheets gebruikt, en is er na elke fase een terugkoppeling naar een lessons learned commitee. Nieuwe inzichten worden daarbij vastgelegd. Tegelijk wordt vastgesteld naar welke doelgroep deze inzichten moeten ‘doorstromen’. Bijvoorbeeld naar één van de eerdergenoemde communities of practise. Zo'n community past dan, op grond van de nieuwe informatie, zo nodig hun check sheets aan. Op die manier blijven die up-to-date. en blijft de voorraad kennisbrokjes zo Lean mogelijk. Tegelijk is op elk moment duidelijk welke brokjes missen.

Op deze manier heeft Volvo een systeem waarmee je kennis just-in-time ontsluit, ontwikkelt, vastlegt én naar de juiste mensen laat stromen. Dichter bij Lean kennismanagement kun je denk ik niet komen. Catic waarschuwt echter wel voor bureaucratie. Structuur is nodig, maar houd het zo eenvoudig mogelijk, waarschuwt hij. Dat laatste is eigenlijk ook typisch Lean. Overprocessing is immers één van zeven verspillingen.

Tot slot nog dit: er bestaat ook externe kennis, aanwezig bij (potentiële) toeleveranciers en partners. Hoe mooi zou het zijn als je een ecosysteem zou kunnen bouwen, waarin je veel breder bestaande kennis zou kunnen delen en hergebruiken?

Dr Ir Jaap van Ede,
hoofdredacteur procesverbeteren.nl

Suzanne_Philips
Forum ervaring: 1/5
Forum ervaring: 1/5
Berichten: 1
Lid geworden op: wo mei 08, 2013 9:12 am

Re: Blog: Lean kennismanagement

Bericht door Suzanne_Philips » do nov 07, 2019 10:27 am

Bedankt voor de mooie blog, Jaap. Goed om te zien dat verschillende bedrijven op soortgelijke oplossingen uit komen!

Ook bij Philips zijn we na jouw interview verder gegaan met het verbeteren van de knowledge flow. Net als Volvo hebben we ons daarbij gericht op check sheets, maar ook op wat we “capturing for reuse” noemden: hoe schrijf je dingen op voor hergebruik?

Dit hebben we ervan geleerd:

Bij het maken van check sheets valt het op dat veel “traditionele” documenten weinig echte kennis bevatten – je kunt ze vaak niet omzetten in iets dat breder van toepassing is. Dat komt vermoedelijk omdat kennisgeneratie binnen een organisatie die geen Lean product development toepast gericht is op "puntoplossingen" (dingen die éénmalig in een bepaalde context werken, red).

Daardoor is de kennis heel specifiek voor één project en moeilijk breder toepasbaar. Overigens wordt in methodieken als Design for Six Sigma ook gekeken naar “transfer functions”, die meer dan puntoplossingen opleveren.

Bij capturing for reuse was een van de belangrijkste conclusies dat de persoon die de kennis vastlegt niet moet opschrijven wat z/hij later wil teruglezen. De doelstellingen van de schrijver en de lezer lopen namelijk sterk uiteen. Waar de schrijver het geleerde verwerkt en het pad daarnaar vastlegt, is de lezer meestal op zoek naar een curve of tabel die de resultaten bevat waar z/hij mee verder kan. De lezer is niet geïnteresseerd in een lang document, sterker, z/hij zal zoiets snel terzijde schuiven omdat de balans tussen de gevonden kennis en de benodigde tijdsinvestering dan niet klopt.

Om deze mismatch te voorkomen is de knowledge A3 (kA3) een oplossing. Door het format daarvan (een A3-formaat papier) wordt de schrijver uitgedaagd de essentie te vinden en die op te schrijven. Dit kost tijd, maar het levert ook wat op: een document dat gemakkelijk kan worden gebruikt voor kennisdeling. Overigens bleek dat mensen veel tijd kwijt zijn aan het schrijven van traditionele rapporten. De overgang naar A3 betekent dat het weliswaar meer tijd kost om te snappen wat de essentie is, maar het opschrijven kost daarna veel minder tijd. Dat het vinden van de essentie meer tijd kost is geen waste – het levert immers herbruikbare kennis op!

We zijn gekomen tot een zestal criteria die documenten geschikt maken voor hergebruik:

1. Interesting
Zorg ervoor dat de informatie interessant is voor een lezer – richt je op de essentie van het geleerde, en minder op het pad er naar toe. Anders gezegd: schrijf voor de lezer!

2. Concise
Houd het kort. Batch size reductie gaat ook op voor het vastleggen van kennis. Splits de rapportage daarom op in kleinere stukken zodat het schrijven, reviewen, updaten en terugvinden sneller zal gaan. Ook hierbij is toepassing van de kA3 een aanrader.

3. Generalized
Zorg ervoor dat je de kennis opschrijft op een manier die - zoveel mogelijk - in een soortgelijke context kan worden toegepast.

4. Believable
De bereidheid om kennis te hergebruiken neemt toe als degene die het document heeft geschreven een goede naam heeft op het betreffende kennisgebied. Zorg ervoor dat het duidelijk is wie de auteur is. Als dat iemand is met minder gezag, zoals een stagiair, zorg er dan voor dat er bij staat wie die persoon heeft begeleid en het document heeft gereviewd.

5. Understandable
Besteed aandacht aan de leesbaarheid van de tekst en de grafieken. Basale zaken zoals astitels en eenheden worden vaak vergeten en dat maakt het document een aantal jaar na dato onleesbaar. Maak dingen visueel waar dat kan.

6. Stimulating
Help mensen om verder te kijken, geef referenties naar onderliggende documentatie en leg verbanden met andere kennisbronnen

Plaats reactie